Een onoverzichtelijk, slecht toegankelijk en niet up-to-date spreadsheet met daarin de status van certificaten van de medewerkers: geen ideale situatie wanneer er geverifieerd moet worden of medewerkers gecertificeerd zijn voor hun functie. Daarnaast is het belangrijk om de status van middelen bij te houden: wanneer zijn ze voor het laatst getest, gekeurd of gebruikt? Een duidelijk overzicht is hiervoor vereist.